Datenschutz
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der GWLB wichtig. Nachfolgend informieren wir über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung in den Anwendungen dieses Portals.
Verantwortlicher
Gottfried Wilhelm Leibniz Bibliothek
Niedersächsische Landesbibliothek
Waterloostraße 8
30169 Hannover
Tel.: +49 511 1267-0
E-Mail: information(at)gwlb.de
Datenschutzbeauftragter
Althammer & Kill GmbH & Co. KG
Roscherstraße 7
30161 Hannover
Kontakt für Datenschutzanfragen: datenschutz(at)gwlb.de
Verarbeitung auf dieser Plattform
- Bereitstellung der Website inkl. technisch notwendiger Server-Logdaten.
- Authentifizierung, Rollen- und Rechtemanagement für die einzelnen Anwendungen.
- Verarbeitung von Eingaben, Uploads und Vorgangsdaten in den jeweiligen Fachanwendungen.
- E-Mail-Kommunikation im Rahmen von Anträgen, Benachrichtigungen und Prozessschritten.
Anwendungsbezogene Verarbeitung
1. Qualifizierungsportal
Zur Bearbeitung von Fortbildungsanträgen werden Antrags-, Kontakt-, Kosten- und Entscheidungsdaten sowie hochgeladene Unterlagen verarbeitet.
Wichtiger Hinweis: Daten aus dem Antragsprozess werden an die zuständigen Stellen in Verwaltung und Personalentwicklung (PE) übermittelt und ausschließlich zur Bearbeitung des Fortbildungsantrags genutzt.
Die Daten werden auf GWLB-Servern gespeichert. Abgeschlossene Vorgänge werden nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfrist automatisiert gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
2. Metadaten-Extractor
Hochgeladene Dokumente werden automatisiert analysiert, um bibliografische Metadaten zu erzeugen. Dabei werden Upload-Dateien, extrahierte Inhalte und Ergebnisartefakte verarbeitet.
3. Serials-Extractor
Verarbeitet Uploads und Metadaten für serielle Publikationen einschließlich erzeugter Ergebnisdateien und technischer Prozessdaten.
4. Knowledge Search
Verarbeitet Nutzereingaben und Gesprächsverläufe zur Beantwortung von Rechercheanfragen innerhalb der Anwendung.
5. Acquisition Profiler
Verarbeitet Parameter und Ergebnisdaten zur fachlichen Bewertung von Erwerbungsentscheidungen, inklusive Begründungen und Statusinformationen.
6. Acquisitions Workflow
Verarbeitet Vorgangs-, Kontakt- und Statusdaten zur Bearbeitung von Erwerbungsabläufen sowie ggf. erzeugte Schriftstücke.
7. Accounts & Zugangsverwaltung
Verarbeitet Benutzerstammdaten, Rollen und technische Kontoinformationen für Login, Berechtigungen und Nachvollziehbarkeit von Systemaktionen.
Rechtsgrundlagen
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse).
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen).
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung konkreter Anfragen und Vorgänge).
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, soweit diese eingeholt wird).
Empfänger und Kategorien von Empfängern
Innerhalb der GWLB erhalten nur die Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (Need-to-know-Prinzip), insbesondere zuständige Fachbereiche, Verwaltung und Personalentwicklung.
Technische Dienstleister und angebundene Fachdienste können als Auftragsverarbeiter eingebunden sein, soweit das für den Betrieb erforderlich ist.
Drittlandübermittlungen
Soweit für einzelne Funktionen externe KI- oder Fachdienste eingebunden sind, kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union erfolgen. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien).
Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Anschließend werden Daten gelöscht oder gesperrt.
- Für abgeschlossene Vorgänge im Qualifizierungsportal sind technische Löschprozesse mit Fristen vorgesehen.
- Für weitere Anwendungen werden Aufbewahrungsfristen laufend anhand der Fachprozesse konkretisiert.
Ihre Rechte
Sie haben insbesondere das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
E-Mail: poststelle(at)lfd.niedersachsen.de
Diese Datenschutzhinweise werden bei Bedarf aktualisiert.
Stand: März 2026